Een lease-fiets van de zaak kost vanaf 2020 een vast bedrag van een paar euro per maand.
Nieuwe rekenmethode: 7 procent bijtelling
In 2020 worden de regels voor een ter beschikking gestelde fiets makkelijker. Werkgevers die een normale fiets of elektrische fiets (speed pedelec) ter beschikking stellen aan een medewerker, gaan rekenen met een forfaitaire bijtelling van 7 procent per jaar voor het privégebruik van de fiets. De regels zijn dus vergelijkbaar met een leaseauto van de zaak.
Rekenvoorbeeld:
Dezelfde medewerker rijdt op dezelfde fiets ter waarde van 719 euro. Jaarlijks wordt nu 7 procent van die waarde (50,33 euro per jaar of 4,19 euro per maand) bij haar loon geteld. De vrouw is dus aanzienlijk goedkoper uit.
Zelfs als de fiets 2000 euro zou hebben gekost is zij nog goedkoper uit. Bovendien hoeft niemand meer de complexe administratie rond het privégebruik van de fiets bij te houden. De forfaitaire bijtelling geldt overigens ook als de fiets alleen voor woon-werk-verkeer wordt gebruikt. De onbelaste kilometervergoeding vervalt.
Wat mag u van de bijtelling aftrekken:
Een medewerker die met de fiets naar het werk komt, met een fiets van de zaak, kan ook kosten maken. Denk bijvoorbeeld aan betaalde fietsenstalling, het opladen van de elektrische scooter, speed pedelec of de elektrische fiets en het onderhoud van de fiets. Hoewel er voor dergelijke kosten geen speciale wettekst voor handen is, is het logisch dat dezelfde regels gelden van de auto van de zaak als voor de fiets van de zaak en de bijtelling daar op. Spreek daarom duidelijk af met de medewerker welke kosten u wel en niet zult vergoeden en welke kosten eventueel worden afgetrokken van de bijtelling.
Alternatieven voor de leasefiets
Optie 1: verstrekken uit de werkkostenregeling
Werkgevers mogen, vanaf 2020, 1,7 procent van de totale fiscale loonsom tot € 400.000,- plus 1,2% van de rest van de loonsom, besteden aan belastingvrije extra’s, waaronder een fiets. Als u als werkgever voor deze mogelijkheid kiest, gaat de fiets dus concurreren met bedrijfsuitjes, mobiele telefoons en kerstpakketten. Wellicht helpt het dan om een fietsreglement vast te stellen, waarin wordt bepaald welke werknemers wel recht hebben op een fiets en welke niet. Dit moet natuurlijk wel kloppen met de arbeidsvoorwaarden.
Bij het cafetariamodel is het ook mogelijk om brutoloon, een vakantie- of een eindejaarsuitkering in te ruilen voor een fiets.
Optie 2: lening
Als de fiets niet in de vrije ruimte past, kunt u ook een (renteloze) lening voor de aanschaf van een fiets aanbieden. Alleen het rentevoordeel is onbelast en gaat niet ten koste van de vrije ruimte voor een werknemer.
Optie 3: fiets vergoeden
De vergoeding van de fiets is principe belast loon, tenzij u ervoor kiest om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon. Dan komt u weer terug bij optie 1.
Optie 4: fietsleaseplan
Bedrijven die gebruik maken van een mobiliteitspakket voor hun medewerkers, kunnen de fiets opnemen in dat pakket. De fiets wordt daarmee een standaard onderdeel van de arbeidsvoorwaarden, net als het ov-abonnement en de auto van de zaak. Alle werknemers krijgen dus onder gelijke voorwaarden zo’n fiets aangeboden. Naar verwachting zal deze optie vooral populair zijn bij grotere werkgevers. Als er gebruik wordt gemaakt van een mobiliteitspakket is er immers geen reiskostenvergoeding meer.
Wat moet u kiezen?
Kiest u voor een van deze alternatieven? Weet dan dat de btw-aftrek van een fiets beperkt is voor een werkgever. U mag tot een bedrag van 749 euro btw aftrekken. Bovendien blijft de werkgever eigenaar van de fiets. Daar hoort (waarschijnlijk) ook een onderhoudsverplichting en een verzekering bij. Een belangrijk nadeel voor de werknemer is dat zij, als zij kiezen voor een fiets van de zaak met bijtelling, geen aanspraak meer kunnen maken op hun netto reiskostenvergoeding voor de dagen dat ze op de fiets naar het werk komen. Alleen als zij met een auto of het ov komen is dat nog wel mogelijk, mits ze dat bijhouden. Maar niet alle werkgevers zullen op al die extra administratie zitten te wachten. Veel werknemers rekenen de reiskostenvergoeding die ze voor de fiets krijgen tot hun inkomen, dat zullen ze niet zomaar willen opgeven. In die gevallen kunnen de alternatieven uitkomst bieden.